Chcesz prowadzić skuteczny dialog z klientem, pracownikiem lub partnerem biznesowym? Skorzystaj z narzędzi, które pozwolą Ci to osiągnąć i sprawią, że korzystne porozumienie nie będzie dziełem przypadku, a twoich umiejętności negocjacji. Poznaj odpowiedź na pytanie, jak prowadzić negocjacje, by te były udane.
Już starożytni wiedzieli jakie znaczenie mają skuteczne negocjacje. Sztuka przekonywania była ceniona zwłaszcza w Grecji, gdzie od najmłodszych lat ćwiczono umiejętności oratorskie i retoryczne. Wiele z obserwacji poczynionych przez starożytnych Greków jest aktualnych po dziś dzień. Obecnie trudno wyobrazić sobie taką sferę życia publicznego, której nie dotyczy negocjowanie.
Do dzieła!
Negocjowanie ciężko jest zdefiniować. Każdy ze specjalistów może mieć bowiem swoją definicję. Jedna z nich mówi, że negocjowanie to wymiana informacji, które służą podejmowaniu decyzji prowadzących do uzgodnienia interesów różnych stron. Inaczej mówiąc, w trakcie negocjowania chodzi o takie zrozumienie oczekiwań i spełnienie potrzeb naszego partnera, aby w zamian dostać to, na czym nam zależy. Nieodzowne w tym procesie wydają się umiejętności przekonywania do swoich racji. Bez tego nie jesteśmy w stanie prowadzić skutecznych negocjacji.
Negocjowanie to proces, który ma swoją strukturę. Właściwie prowadzone rozmowy dzielą się na następujące fazy:
– faza przygotowania negocjacji
– faza otwarcia negocjacji
– faza główna negocjacji
– faza po negocjacyjna
Faza przygotowania negocjacji
Skuteczne negocjacje nie mogą się odbyć bez właściwego procesu przygotowań. Doświadczeni negocjatorzy wiedzą, że przygotowania trwają znacznie dłużej niż same rozmowy. Przygotowując się do skutecznych negocjacji, powinieneś skupić się na trzech rzeczach:
– aktualnej sytuacji podmiotu (firmy), z którym podejmujesz negocjacje
– ocenie pozycji partnerów
– osobach negocjatorów
Aktualna sytuacja podmiotu (firmy), z która podejmujesz negocjacje.
By prowadzić skuteczne negocjacje, należy zacząć od zebrania kilku informacji na temat firmy, z którą podejmujemy się negocjacji. Dobrze, jeśli jest to powszechnie znana firma. Natomiast jeśli mamy problem ze skompletowaniem podstawowych danych na temat firmy, takich jak rok założenia i tym podobne warto zachować większą czujność w trakcie negocjacji. Brak tych danych może wynikać z polityki informacyjnej firmy, która pilnie strzeże swoich tajemnic. Czasami jednak zbytnia tajemniczość może oznaczać, że w trakcie negocjowania mamy do czynienia z niewiarygodnym partnerem.
Istnieje szereg sposobów na zdobycie takich informacji, zanim zaczniemy negocjowanie. Doskonałym źródłem danych na temat podmiotów gospodarczych jest Krajowa Izba Gospodarcza.
Ocena pozycji partnerów, oraz ich nastawienia do negocjacji
Jednym z podstawowych elementów składających się na skuteczne negocjacje jest nastawienie drugiej strony. Ze względu na ich stosunek do nas i przedmiotu negocjacji partnerów dialogu, z którymi możemy negocjować, możemy podzielić na 4 kategorie:
Pierwsza postawa, z którą możemy się spotkać to młody wilk. Osoba taka charakteryzuje się tym, że na negocjowanie patrzy tylko z perspektywy osiągania własnych korzyści. Młody wilk to najprawdopodobniej osoba, która swoją obecną pozycję zawdzięcza twardej grze i nie zaznała jeszcze goryczy porażki. O tych ludziach warto wiedzieć, że nie będzie im zależało na Twojej opinii tylko na pieniądzach. Postawa ta jest najczęściej wynikiem braku doświadczenia i wiedzy jak prowadzić negocjacje.
Zawodowiec to typ chłodnego profesjonalisty, dla którego negocjowanie to chleb powszedni i mógłby napisać książkę, jak prowadzić negocjacje. Osiągnięcie korzyści przez drugą stronę jest możliwe, dopiero kiedy te nie kolidują z osiągnięciem wszystkich zamierzonych celów przez repa. Ewentualne ustępstwa są zawsze wynikiem chłodnej kalkulacji. Negocjowanie z takim partnerem może być naprawdę wyzwaniem, a jedynymi argumentami przemawiającymi do takiej osoby jest Twoja siła i pozycja.
Kolejny typ, z którym możesz się spotkać to partner. Ten rodzaj w trakcie negocjacji będzie dążył do zawarcia porozumienia satysfakcjonującego obie strony. Partner wychodzi z założenia, że skuteczne negocjacje obfitujące w obopólne korzyści są najlepszą podstawą długotrwałej i owocnej współpracy.
Ostatnim typem negocjatora jest przyjaciel. Jest on raczej rzadkością przy stole negocjacyjnym. Przyjaciel w trakcie negocjowania stawia wyżej potrzeby drugiej strony niż swoje własne. To altruistyczne podejście w trakcie negocjowania ma jednak swoje uzasadnienie biznesowe. Także w interesach lubimy ludzi otwartych i przyjaznych, dlatego chętnie z nimi współpracujemy i obdarzamy ich swoim zaufaniem. To właśnie na tym stwierdzeniu opiera swoje przekonanie jak prowadzić skuteczne negocjacje.
Pozycja negocjacyjna
Najprościej rzecz ujmując, jest to wypadkowa celów do osiągnięcia i możliwości, którymi dysponuje negocjator. Czasami nie jest łatwo zmierzyć pozycję partnera negocjacji. Ta może się zmieniać nawet w trakcie prowadzenia, naszym zdaniem, skutecznych negocjacji. W trakcie negocjowania można uzyskać różnego rodzaju przewagi.
Bardzo ważna jest przewaga racjonalna. Wiąże się ona z posiadaniem większej wiedzy i umiejętności potrzebnych do prowadzenia skutecznych negocjacji. Przewaga racjonalna może objawiać się tym, że jeden z negocjatorów posiada bardziej fachową wiedzę na temat przedmiotu rozmów. Może mieć też po prostu większe doświadczenie w negocjowaniu, co jest kluczowe dla pomyślnie zakończonych rozmów.
Innym sposobem górowania nad partnerem jest przewaga wolicjonalna. Jest ona związana z charakterem negocjatora i jego sposobem negocjowania. Nie każdy jest gotowy umrzeć za zawarcie korzystnego porozumienia. Doświadczony negocjator szybko zauważy, że partner nie wytrzymuje presji negocjacji i jest skłonny do szybkiego zawarcia porozumienia. Skuteczne negocjacje wymagają silnych nerwów. Jeśli nie jesteśmy skłonni do ponoszenia ryzyka, warto pozostawić negocjowanie komuś innemu.
W arsenale negocjatora można znaleźć jeszcze przewagę emocjonalną. Opiera się ona na naszym stosunku do płci, wieku, czy statusu społecznego. Chodzi o to, że pewne zachowania wobec kobiet, czy osób starszych są źle widziane, bądź w ogóle nieakceptowalne. W niektórych przypadkach może to znacznie utrudnić negocjowanie.
Wyróżnia się również przewagę kierownictwa. Polega ona na tym, że gospodarz organizujący negocjacje preparuje warunki korzystne z jego punktu widzenia do prowadzenia skutecznych negocjacji.
BATNA, czyli najważniejsza jest taktyka.
BATNA to angielski termin (Best alternative to a negotiated agreement), który znaczy dosłownie najlepsza z alternatyw negocjowanego porozumienia. Często niedoświadczeni negocjatorzy nie potrafią sprecyzować celów ani dostrzec najlepszej oferty, kiedy ta się pojawi. Na podobne zachowanie mówi się negocjowanie z zamkniętymi oczami.
Aby uniknąć tego błędu, należy być przygotowany na jak najwięcej możliwych scenariuszy przebiegu negocjacji. Następnie należy odpowiedzieć na pytanie, które z nich spełniają najwięcej naszych oczekiwań, a które spełniają je w najmniejszym stopniu. Kiedy znamy już najbardziej pożądaną alternatywę, wtedy porównujemy ją do oferty otrzymanej w trakcie negocjowania.
W ten sposób uzyskujemy jasny obraz naszych możliwości podczas negocjowania. Nawet jeśli nasza BATNA nie jest możliwa do osiągnięcia, wtedy pracujemy nad najlepszą alternatywą, która nam pozostała. Tu dochodzimy do sedna sprawy. Skuteczne negocjacje są procesem, który nie może obyć się bez starannych przygotowań. Nie ma nic gorszego niż sytuacja, w której z braku rozwiązań w trakcie negocjowania, jesteśmy zmuszeni do oddania inicjatywy stronie przeciwnej.
Szukanie porozumienia, to nie tylko zwykła codzienność nowoczesnego biznesu. Jeśli będziesz dobrze przygotowany to negocjowanie może dostarczać także wielu emocji. Negocjacjom zawsze towarzyszy napięcie oraz satysfakcja z porozumienia wypracowanego w trakcie skutecznych negocjacji.
Przeczytaj kolejny z serii artykuł o negocjacjach i dowiedz się wszystkiego o fazie otwarcia negocjacji.